newsletter 81| mai 2020

ANIMATION À DISTANCE – VISIO-CONFÉRENCE

Depuis un peu plus d’un mois, nous tenons nos réunions de rédaction, comme nos ateliers collaboratifs, à distance, en visio-conférence.
Le contexte propre à ce type de réunions nécessite plusieurs prérequis pour qu’elles soient productives.
Nous nous proposons de partager avec vous notre expérience.

LE CHOIX DES OUTILS

Vous avez besoin de deux types d’outils :

  • Une solution de vision-conférence type Skype, Google Team, Zoom ou Teams, par exemple.
  • Une application de création et de partage de documents type Mural ou Padlet.

MEETING ROOM
De nombreux comparatifs existent sur le web mettant en avant les avantages des unes et des autres solutions. Nous ne nous étendrons pas sur ce choix. Sachez que toutes offrent les mêmes services de base et des ergonomies comparables pour des modèles de tarifications différents.
Pour sa gratuité pour une utilisation ponctuelle, sa stabilité et sa tenue dans un contexte de bande passante saturée (rien n’est pire dans le cadre d’une visio-conférence que de subir des déconnexions successives et des retours de participants ayant raté une partie des propos tenus), nous utilisons Zoom malgré les interrogations sur sa sécurité. Le risque autour de la confidentialité et intrusion dans ce type de réunion sont très faibles dans notre cas. Cisco Webex est aussi une bonne option.
Ces deux solutions offrent l’avantage de pouvoir se connecter sans inscription.
La structure où vous intervenez peut, pour des raisons d’équipement collectif et de sécurité, vous imposer son choix. C’est le cas le plus fréquent car les participants ont l’habitude de l’utiliser.

ONLINE NOTE PAD
Plus que lors d’une réunion physique, il est nécessaire que les participants puissent avoir la même information au même moment afin de la mémoriser plus facilement.
Si la majorité des solutions offrent des options collaboratives de création et de partage, de messagerie et de réseau social, nous avons pris le parti de nous contenter de deux fonctions de base : la prise de note (i.e. le paper board) et la possibilité offerte aux participants de contribuer (i.e. les post-its). Nous utilisons la solution Padlet.

AVANT LA RÉUNION

L’INVITATION
Elle comporte :

  • Les liens pour se connecter et avoir accès aux outils.
  • Un bref mode d’emploi avec une incitation à faire un test.
  • Des recommandations d’utilisation : positionnement de la prise de vue, micro, etc.
  • Les actions à mener en cas de coupure : suppression de la vidéo, basculement sur le téléphone, avec le numéro, pour ne pas avoir à le chercher…
  • Un descriptif clair de ce que vous attendez des participants et un script de la réunion (agenda avec plages de temps, supports d’animations).

LA PRÉPARATION
Organisation et supports :

  • Un script détaillé utilisé par l’animateur indiquant les différents moments et sujets abordés. La réunion ne peut durer plus de deux heures, avec éventuellement une pause, sous peine de “perdre” des participants.
  • Un support de prise de notes prêt à recevoir les contributions.
  • Des supports d’animation (type Power Point).
  • La formation aux outils d’un scribe chargée de la prise de notes et du renseignement du tableau partagé.
  • Il est recommandé d’envoyer les éventuelles présentations juste au début de la réunion, afin que les participants, sans leur laisser le temps de tout découvrir, puissent y accéder en cas de problème technique de partage d’écran.

PENDANT LA RÉUNION

L’animateur doit être plus directif dans la conduite de la réunion qu’en temps normal. Il est secondé par un collaborateur chargé de la prise de notes.

  • Il présente en introduction le mode opératoire et notamment le modus operandi de la prise de parole (chacun doit énoncer son nom avant de parler).
  • Il organise un “tour de table” et rappelle le déroulé de la réunion.
  • En se servant de la visualisation à l’écran des participants, il gère la parole de chacun (notant celui qui allait parler pour le relancer) et identifie ceux qui n’interviennent pas pour les interroger.
  • En partage d’écran il vérifie que la prise de notes est bien réalisée.
  • Il décide d’une pause en cas de “fuite” de participants.
  • Il clôture, dans le temps imparti, par une information sur la suite.

APRÈS LA RÉUNION

Il est bon de rappeler chaque participant (10′) pour le remercier, l’interroger sur ses contributions et recueillir ses remarques complémentaires.
On diffusera aussi un compte rendu détaillé.


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